Het is zaterdagochtend en ik sta op mijn klassementsproef (KP). De nacht daarvoor niet kunnen slapen, omdat nog alles door mijn hoofd ging. Is dit wel goed geregeld, is dat wel goed geregeld, heb ik hier wel aan gedacht? Je gaat twijfelen aan je eigen kunnen terwijl je ondertussen verdomd goed weet dat je er niet alleen voor staat. Ik heb een trouwe assistent die mij soms corrigeert en ook enorm ondersteunt in veel zaken. Zie het als een bruiloft, je regelt alles tot in de puntjes maar op de dag zelf begin je te twijfelen of je alles wel goed geregeld hebt. Ik wil jullie graag meenemen in de wereld van een coördinator!
September/oktober
In september / oktober begint de voorbereiding van de ELE Rally. De nabespreking vind plaats en alle positieve en negatieve punten worden besproken en het is dan ook vaak de vergadering waar het meest geschreven wordt. Wij zijn ook maar mensen en ook wij kunnen elk jaar weer verbeteren. Met deze wetenschap begin je zelf als coördinator na te denken wat je kunt verbeteren of hoe het anders moet. Voorlopig van mijn zijde nog geen stress en ik kijk al uit naar een schitterende nieuwe editie.
December
De eerste vergaderingen hebben alweer plaatsgevonden en inmiddels ook al de eerste vervelende gesprekken. Als coördinator moet je hier tegen opgewassen zijn, maar je moet je ook beseffen dat je er niet alleen voor staat. Een heel team binnen de organisatie komt met goede input en adviezen ter handen nemen is nooit verkeerd. Gelukkig loopt alles goed af en is mijn vergunning dan ook binnen no-time binnen. Trots mag ik vermelden dat het wederom mijn proef is die als eerste over de brug is.
Januari
Zoals de gemeente verplicht is moet er ook een aankondiging in de krant gezet worden voor het verstrekken van de vergunning. Plots belt er op een middag een dame mij op met de blijde mededeling dat ze een bruiloft heeft georganiseerd. Het besef is er nog niet helemaal bij mij, maar snel realiseer ik mij dat dit wel eens een probleem kan zijn voor de proef. Gelukkig heb ik goede contacten met alle aanwonende en zo ook met deze mensen en via de achterdeur worden ik en mijn assistent enkele dagen later uitgenodigd. Aan de grote boeren tafel zit vaders de krant van de ochtend te lezen terwijl moeders een verse bak koffie zet. We praten over koetjes en kalfjes, maar al snel komen wij er achter dat dit geen nut heeft want deze beste boer heeft geen koeien. Dan maar over op de orde van de dag, de plannen! Ze gaan hun bruiloft thuis houden en dit betekend dat wij moeten gaan uitwijken.
Februari
Ik heb niet stil gezeten na de laatste ontmoeting met het bruidspaar en inmiddels, ook dankzij hun hulp, de nodige contacten gelegd en inmiddels een mooie nieuwe route kunnen bedenken. Zij kunnen hun feest vieren en wij kunnen ons eigen feestje vieren. Hier kan ik dus nogmaals benadrukken dat goede contacten met omwonenden essentieel is om dit alles goed voor elkaar te krijgen. Ik weet nu zeker dat ik van hun kant volgend jaar weer alle medewerking krijg. Ook de rest van de organisatie staat achter mijn plan en mijn plan wordt dus doorgezet.
Maart
Ondertussen hebben wij nog maar 2 maanden om alles rond te krijgen en er moet nog een hoop gebeuren. Tijd om eens goed in de pen te klimmen en bedrijven, verenigingen en sponsoren te benaderen. Ik wil namelijk graag een gratis bus, gratis aanhanger, gratis eten, gratis Audi A8, gratis abonnement op de Staatsloterij, gratis woning in Spanje en ga zo nog maar even door. De gratis bus is geregeld en ruil voor een advertentie en de de rest laat ik nog maar even voor wat het is, want als je goed nadenkt heeft dat uiteindelijk niets met de rally te maken.
April
*pling*, U heeft e-mail! Jouw KP is verkocht aan een sponsor en of ik even alles verder wil regelen met betrekking tot de bebording en overige zaken! Natuurlijk! Zo trots als een pauw is blijkbaar mijn proef toch nog interessant genoeg voor bedrijven. Snel even een opzet maken waarvan ik denk dat het voor de sponsor de meeste exposure genereert en binnen vijf minuten al een akkoord. Het is dan ook maar eens tijd om de bewoners wat globale tijden op papier te geven en mijn eerste brief gaat dan ook de ronde in.
Mei
Nu komt het er echt op aan. Er moet nog het nodige gebeuren. Het onverhard moet klaargemaakt worden, er moet gemaaid worden, extra mensen vragen om bijvoorbeeld watertonnen te vullen, gesprekken en ritten met de gemeente, tweede brief wegrijden en ga zo maar door. En naarmate de wedstrijd nadert blijkt het ook lastig te worden om genoeg personeel te krijgen. Vervelend, maar helaas blijkt dit nog steeds realiteit te zijn. Het gooit een extra druk op de organisatie en je moet creatief worden. Creatief ben ik zeker, dus laat mij maar in oplossingen denken in plaats van problemen!
Mayday
De dag van de start op mijn KP! Al vroeg in de ochtend ga ik van start met alle buitenafzettingen, aflinten, tonnen op de plaats rijden, containers op de plek zetten en ga zo maar door. Toch controleer je iedere 5 minuten je eigen checklist. Toch is ook de proevenchef een mooi persoon om even op terug te vallen, maar een simpel belletje naar de organisatie levert ook al spontaan veel respons op. Iedereen doet het maar voor één ding, en dat is dat de wagens starten! Er is dan ook niets mooier dan daadwerkelijk de eerste auto te zien of horen vertrekken. De last is van je schouders en je kunt weer gaan uitkijken naar volgend jaar. Jouw taak voor deze editie zit er op en toch is alles op zijn pootjes terecht gekomen.
Conclusie
Ik ben ook maar een mens van vlees en bloed. Ook ik probeer in mijn kunnen de zaken te regelen en zo goed mogelijk voor iedereen klaar te staan. Hierbij kun je een misser maken, maar je staat er als team en dit team is ontzettend belangrijk. Breng een fout in perspectief en begin niet meteen grof te blazen! Tel tot tien en besef wat voor voorbereiding er aan vooraf gaat en hoeveel uur er in gestoken wordt!
Voeg reactie toe